Passa nu på att göra en liten sight-seeing på webbplatsen (inte på bilden här, det funkar inte, utan på den verkliga sidan, i det andra fönstret): Använd flikarna upptill för att bläddra fram de olika avdelningarna. Titta också på programlistan och "Aktuellt". Har du svårt att hitta tillbaka till startsidan igen kan du använda "bakåt"-knappen i menyn till din webbläsare. Ladda annars helt enkelt om sidan (enklast med webbläsarens "omladdningsknapp"). Då börjar vår webbplats alltid om med startsidan.

Prova nu ett par sökningar på program och andra klubbar (sökfälten på vänster sida, högt upp).

Så var det då det här med vår databas i SRS Webbtjänst. Innehållet där skapar både rotarymatrikeln (på papper) och webbplatserna (i Cyberspace) för distrikt och klubbar. Och ju bättre, tillförlitligare och (i viss mån) rikligare materialet är i databasen, desto bättre blir vår hemsida! Där finns ett bibliotek med bl a veckobrev och styrelseprotokoll samt verktyg, som ger möjligheter att skapa och ta ut adress-, födelsedags- och e-postlistor, etiketter mm, liksom att lägga in artiklar, program och aktualiteter som ska visas på hemsidan.

Kontroll av egna personuppgifter och närvarostatistik

För att kunna komma åt databasen måste du som regel logga in med användarnamn och lösenord. Undantaget från den regeln är att du faktiskt har möjlighet att komma åt dina egna personalia i databasen och din närvarostatistik, utan det generella loginförfarandet.

Prova knappen "Personlig uppdatering" i den vänstra marginalen på startsidan (se bilden ovan)! Du kommer då till en sida som berättar hur du fortsätter. Du behöver en referenskod och den beställer du där (knapp "Beställ referenskod") och får den levererad med e-post, enkelt och snabbt. (Använd t v inte alternativet "Hämta din referenskod", i skrivande stund funkar inte detta!) Proceduren är lätt och avsedd att förbättra kvalitén på matrikeldata. Rekommenderas till användning!!

På motsvarande sätt får du uppgifterna om din närvaro. Den funktionen "slirar igång" under hösten 2007 och sannolikt blir första redovisade månaden här september.

Dags att logga in och vidga vyerna!

Alla medlemmar är berättigade till behörighet, som medger sökning på medlemmar och uppdatering av egna matrikeluppgifter samt tillgång till vårt dokumentarkiv (läsrättigheter). De befattningshavare, som har behov och nytta av mera kvalificerad behörighet för att kunna utnyttja vissa hjälpmedel (listor, ladda upp dokument mm), får det!

Om du ännu inte fått login-uppgifter för databasen ska du höra av dig till mig! Enklast delar jag ut uppgifterna med e-post. Det blir då som en pdf-fil bifogad till e-brev. Eller så får du underlaget på papper i samband med ett veckomöte. Min hemtelefon går också bra att ringa till. Däremot är det inte troligt att jag har tillgång till uppgifterna när jag bara nås på mobiltelefonen.

Hör av dig, om du inte redan har login-uppgifter!

När du fått dem går du vidare för att lära det nödvändigaste om hanteringen.

Klicka här för instruktion om hur du loggar in till SRS webbtjänst!

Alla som fortsätter här förutsätts nu kunna logga in till Webbtjänsten!

Förutom detta fönster ska du nu ha öppnat hemsidan från http://www.rotary.se/skara-borgen och dessutom ha loggat in till webbtjänsten. Så nu har du tre fönster att hålla reda på. Ordna fönstren och fortsätt sedan att läsa här och kolla hemsida och webbtjänst vid behov.

Kontrollera egna matrikeluppgifter

Alla får behörighet att kontrollera och, vid behov, uppdatera sina egna matrikeluppgifter. Det är ett stort ansvar – att uppgifterna är rätt garanterar kvalitén på den matrikel som utges i bokform varje år. Självklart måste ingen göra detta själv, som inte kan/vill/vågar! Det enklaste och säkraste sättet att uppdatera personalia är att använda funktionen "Självbetjäning", som jag berättade om i instruktionen för login-sidan.

Det är ett absolut krav att uppgifterna är korrekta i perioden mars till juni, eftersom data vid den tiden tas ut till tryckningen.
Säg till om du behöver hjälp!

Sök medlem

Om du vill använda webbtjänsten för att söka efter rotarymedlemmar, klubbar eller distrikt, går du, efter att ha loggat in, till navigeringsmarginalen till vänster på sidan. Om du vill söka efter en medlem, klicka på "Sök: Medlemmar".

I formuläret som visas fyller du i någon/några uppgifter på den du söker. Om sökkriterierna bara stämmer på en enda medlem kommer vederbörandes uppgifter att visas. För att få ett antal svarsalternativ i sökningen räcker det med att fylla i t ex del av efternamnet och/eller förnamnet. Vill du ha fler eller andra kriterier kan du prova med "plusknapparna".

Om du fyller i efternamnet "dah" och förnamnet "to" och sedan trycker på "Skicka" får du (i skrivande stund) följande lista att gå vidare ifrån (av PUL-skäl har jag anonymiserat dem som inte behöver avslöjas här och dessutom saboterat länkarna):

Genom att klicka på hyperlänkarna i listan som visas, kan du nu välja att få uppgifter om medlemmen, dennes klubb eller att öppna ett e-brevsformulär i ditt e-postprogram, med medlemmens e-postadress ifylld i adressrutan för mottagare. (Länkarna här ovan är fejkade, du måste ha behörighet och hämta dem via webbtjänsten!)

Dokumentarkiv

I webbtjänsten lagrar vi bl a styrelseprotokoll och veckobrev. Om du vill se dem (eller annat, som finns där) klickar du efter inloggning på "Min klubb" högst upp i navigeringsmarginalen. Om du har rätt behörighet (och det har du nog om du kommit så här långt - annars hör du av dig!) så hittar du en eller flera flikar högst upp på klubbsidan. En av dem heter "Dokument" - klicka på den!

Sidan som visas ser ut ungefär så här (den var sådan i augusti 2006 men kan ha ändrats något, beroende på vilka mappar vi lägger till eller tar bort. Förmodligen har du heller inte alla dessa flikar eller knappar, vad som syns beror på vilken behörighet man har):

Om man klickar på hyperlänkarna i anslutning till mappsymbolerna så kommer man åt innehållet. Dokumenten kan vara i Word- eller pdf-format. Om man klickar på ett dokumentnamn så öppnas det, förutsatt att man har program, som kan läsa filformaten, i sin dator. (Bilden här kan inte klickas i, du måste gå till aktuellt fönster!)

Om bilder

Bilder behövs för att göra hemsidan tilltalande och öka informationsvärdet. De av oss, som har micklandet med databas och hemsida som en deluppgift i vår klubbfunktion, kommer att försöka komplettera sidan med logotyper, illustrationer och bilder på verksamhet mm, där så ske kan. Dessutom har själva matrikeldatabasen ett utrymme för att lagra medlemsbilder. Och där måste vi hjälpas åt!

När det gäller det tekniska utförandet och visningen av medlemsbilderna så finns det två sorter (du behöver inte lära dig att hantera detta men det kanske kan vara kul att veta...): "Bild" och "Thumbnail". Alla våra webbilder och thumbnails har upplösningen 72 pixlar/tum och är utformade för att ta liten plats och vara snabba att visa. Att spara ner dem och försöka trycka dem på papper är därför närmast meningslöst, det räcker kvalitén inte till!

Thumbnail (miniatyr) är en mycket liten bild, som bör vara av porträtt-/passfototyp, våra miniatyrer är bara 55 pixlar breda. "Bild" är alltså lite större och kan t ex vara i hel- eller halvfigur. Bredden på dessa bilder är som regel 300 pixlar. För att se skillnaden kan du dels titta på hemsidans "Funktionärer" (Thumbnails), dels på "President" (Bild). Det kan vara samma fotografi som används till både thumbnail och bild på medlemmens sida i databasen. Skillnaden ligger då enbart i storleken.

Man kan dock, om man vill, mycket väl ha olika foton för det ena och det andra. Kolla t ex på min thumbnail under "Funktionärer" och jämför med den oförtjänt representativa, proffstagna bilden av min hustru och mig, från jubiléet i Sorö 1998. Den senare finns i mina medlemsuppgifter (sök medlem Tom Dahlstedt i databasen!).

De enda ställena på själva den publika hemsidan där dessa, till databasen uppladdade bilder, presenteras (och därmed kan ses av alla, som surfar in där) är på sidorna "President" och "Funktionärer". När en medlem förs in som funktionär i databasen laddas bilden upp till hemsidan - om det finns någon bild... Om du kollar sidan nu så fattas det nog fortfarande bilder på somliga funktionärer.

Är man inte listad som funktionär så visas alltså ingen bild på hemsidan. Då finns eventuell bild enbart på medlemmens egen sida i databasen och kan ses bara av den rotarian, som fått behörighet att söka medlem.

Som alltid gäller Personuppgiftslagen (PUL), vilket bl a innebär att man kan slippa! Om du inte vill ha din bild på hemsidan eller ens i Webbtjänsten/databasen så behöver du bara meddela mig!

Medlemsbilder laddas upp till databasen enbart av IT-samordnaren! Det innebär ett tydligt ansvar när det gäller PUL och att vi får lättare att hantera de tekniska kraven på fil- och bildstorlekar, som SRS Webbtjänst ställer på oss.

Hur skaffar vi bilder?

Enklast för mig (och säkrast/trevligast för dig?) är att du lämnar eller e-postar en (två) bild(er), som du själv är nöjd med, till mig. Av en bild i hel- eller halvfigur kan jag också skapa porträttbild i thumbnailstorlek. Om du mailar över bild/bilder så se till att filerna inte är alltför stora. En jpg-bild med 600 pixlars bredd och upplösningen 72 pixlar/tum räcker gott för att jag skall kunna göra de filer som behövs!

Ett nästan lika enkelt sätt är att jag fotograferar dig vid lämpligt tillfälle. För det mesta har jag kameran i fickan...

Maila mig om/med bilder!

Avslutningsvis: För att inte belasta Webbtjänstens support för hårt finns önskemålet, att supportfrågor om medlemswebben och som är av karaktären "Hur gör man...?", i första hand ställs till klubbens IT-samordnare:

Hur gör man...?

Upp

©Tom Dahlstedt i cyberspace sedan 2003. Räknaren startad den 9 nov 2009. Sidan uppdaterad söndag 22 augusti 2010.